Зміст:
- Визначення - Що означає система управління записами (RMS)?
- "Техопедія" пояснює систему управління записами (RMS)
Визначення - Що означає система управління записами (RMS)?
Система управління записами (RMS) - це управління записами для організації протягом життєвого циклу записів.
Діяльність у цьому управлінні включає систематичний та ефективний контроль створення, ведення та знищення записів разом із пов'язаними з ними господарськими операціями. Вважаючи ключовим компонентом операційної ефективності, управління записами додає більшої цінності інформаційним активам організації.
"Техопедія" пояснює систему управління записами (RMS)
Частина більш широкої діяльності компанії, управління документацією пов'язана з політикою управління, ризику та дотримання правил.
Діяльністю, що займаються управлінням документами, є:
- Визначення інформації, яку потрібно зафіксувати.
- Інформаційне планування організації.
- Забезпечення політики та практики щодо створення, ведення, розпорядження документацією
- Створення плану зберігання записів.
- Класифікація, ідентифікація та зберігання записів.
- Координація забезпечення внутрішнього та зовнішнього доступу до зберігання записів з огляду на конфіденційність даних, бізнес та конфіденційність даних.
Переваги, які приносить управління документами:
- Усунення зайвих даних.
- Підвищення продуктивності та підзвітності в організації.
- Скорочення досліджень на потрібну інформацію. Ресурси економляться від трудомістких досліджень для пошуку даних.
- Економічне зберігання записів через відсутність зайвих записів. Операційні витрати зменшуються.
- Створення записів регулюється стандартами та правилами, присутніми в організації. Таким чином, це забезпечує відповідність нормативним вимогам.
- Управління записами допомагає контролювати створення та зростання записів.
- Управління записами сприяє використанню нових технологій ведення записів.
- Судові ризики зводяться до мінімуму за допомогою управління документами.
- Життєва інформація може бути добре захищена та захищена за допомогою управління записом.
- Забезпечуючи простий та кращий доступ до відповідних записів, це допомагає в кращому управлінні та прийнятті корпоративних рішень.
