Зміст:
Визначення - Що означає утримання електронної пошти?
Збереження електронної пошти - це збереження записів обміну миттєвими повідомленнями та електронної пошти в організації на основі політики відповідної організації. Політика збереження електронної пошти проводиться відповідно до промислової, урядової чи ділової політики. Збереження електронної пошти та відповідні правила щодо цього вимагаються в організації з юридичних питань, правил та управління знаннями.
Техопедія пояснює збереження електронної пошти
Збереження електронної пошти відрізняється від архівування електронної пошти. Хоча архівація дозволяє діловим користувачам зберігати електронну пошту та миттєві повідомлення протягом невизначеного періоду часу, збереження електронної пошти визначає кількість часу, яке потрібно зберегти електронною поштою або записом миттєвого повідомлення, перш ніж воно буде автоматично видалено. Більш тривале зберігання електронної пошти збільшує ризик безпеки доступу недозволеного користувача до доступу до організаційної таємниці або конфіденційного матеріалу. Скорочене збереження електронної пошти допоможе усунути ці проблеми, а впровадити їх простіше та дешевше. Однак керівництву та довготривалим працівникам це буде коштувати, яким, можливо, знадобляться старі записи електронної пошти та повідомлень, щоб запам'ятати або оцінити минулі організаційні чи відомчі рішення. Тому важливо мати політику зберігання електронної пошти, яка є єдиною та послідовною для організації та забезпечує найкращі часові рамки збереження. Найкращою практикою є встановлення політики щодо збереження електронної пошти та критеріїв видалення на основі категорії вмісту електронної пошти, а також гнучкості для своєчасного та економічно вигідного супроводу.
Політика щодо збереження електронної пошти допомагає організації багатьма способами. По-перше, це забезпечує дотримання всіх нормативних актів та зменшує витрати на недотримання та ризик санкцій. По-друге, це покращує ефективність роботи ІТ без збільшення витрат. По-третє, він допомагає в управлінні знаннями, надаючи користувачам інформацію для підвищення інновацій, удосконалення та підвищення продуктивності бізнесу.
