Зміст:
Визначення - Що означає Паперовий офіс?
Офіс без паперу - це концепція, в якій використання паперу значно скорочується або повністю усувається в офісних умовах.
Це досягається шляхом перетворення документа в цифровий вигляд. На думку прихильників, офіс без паперу не лише є екологічно чистим, але також допомагає підвищити продуктивність та ефективність роботи офісу, заодно заощаджуючи гроші та роблячи робочі процеси легшими та зручнішими, оскільки цифрові документи можна легко ділитися між користувачами.
"Техопедія" пояснює папір без офісу
Переваги безпаперового офісу:- Документи можна легко знайти та отримати за допомогою офісу без паперу. Це може заощадити значну кількість часу протягом робочого дня.
- Один і той же документ можна одночасно копіювати, надсилати факсом, маніпулювати або комбінувати.
- Офіс без паперу допомагає багатьом користувачам одночасно отримувати доступ до одного документа з більшою легкістю та зручністю.
- Що стосується місця для зберігання та місця, офіс без паперу забезпечує більші та ефективніші місця зберігання. Велика кількість документів може зберігатися в одному комп’ютері. Об'ємні шафи з файлами можна усунути.
- Документ можна отримати без фізичного переміщення з одного місця в офісі до іншого.
- Задіяні великі комунікаційні можливості, особливо з працівниками, які працюють у різних місцях.
Недоліки офісу без паперу:
- Читання довгого документа важко на екрані комп’ютера. Простіше читати довгий документ на папері, і багато людей вважають за краще читати на папері взагалі.
- Необхідно посилити заходи безпеки в офісі без паперу. Контроль доступу користувачів повинен контролюватися.
- Правові наслідки цифрової обробки робіт пов'язані.
- Процес перетворення існуючих документів у цифрову форму вимагає часу, а іноді й досягає великих витрат.
- Постійне оновлення апаратного та програмного забезпечення може бути важливим.
- Комп'ютерні віруси, відключення електроенергії, збої в роботі мережі тощо можуть ефективно закрити всю компанію, якщо вона покладається виключно на цифрову інформацію.
