Зміст:
Визначення - Що означає управління документами?
Управління документами - це процес зберігання, розміщення, оновлення та обміну даними з метою прогресування робочого процесу та результатів бізнесу. Централізоване обмін та зберігання даних на конкретних серверах допомагають організаціям ефективно та ефективно отримувати інформацію разом із захистом захищених даних. Програми та сервери використовуються в процесі управління документами. Важливі метадані є централізованими, на відміну від децентралізованих або їх важко знайти.
Техопедія пояснює управління документами
Містячи дані на спільному сервері та в спільних файлах, управління документами дозволяє лише авторизованим користувачам редагувати та додавати дані до вже наявних даних. Він також забезпечує, що завантаження проводяться лише тими, хто має авторизацію. Дані можна зашифрувати для подальшого забезпечення його безпеки.
Сервери, призначені для управління документами, також можуть містити вбудовані додатки робочого процесу для максимального управління завданнями та сприяння загальному організаційному робочому процесу. Автоматичне відстеження завдань людини відбувається під час процесу управління документами. Спеціальні можливості робочого процесу можуть бути побудовані разом із загальними шаблонами, що виключає необхідність створення повторюваних документів.
